Quelques conseils et astuces pour réussir un événement

L’événementiel occupe une place importante dans la vie des entreprises, et représente souvent une part importante du budget marketing. Organiser ou participer à un événement est une manœuvre assez complexe faisant appel à des compétences, des ressources et des prestataires très variés. C’est pourquoi il est impératif de bien s’y préparer, et de mettre toutes les chances de son côté pour réussir, voici quelques points importants…

Salon professionnel, conférence, forum, séminaire, soirée, team building, etc. Pour réussir un événement il est important de bien le planifier, et de s’organiser en conséquence. L’objectif est bien de laisser la meilleure impression possible aux participants, que ce soient des collaborateurs, des partenaires, des prospects ou encore des clients. Nous avons identifié des points importants pour la préparation, pour le déroulement, et pour la suite d’un événement.

Préparation de l’événement

– Le premier point consiste à se fixer des objectifs, déterminer le but recherché par l’organisation ou la participation à un évènement (le type d’événement, le format, la cible, les retours espérés, etc.).

– Ensuite il faut procéder à divers arbitrages concernant la période souhaitée, le lieu idéal, le dimensionnement (capacité de la salle, taille du stand, etc.).

– Un des points importants concerne le budget et les moyens alloués à l’événement. Une partie de l’organisation pourra être gérée en interne, l’autre étant attribuée à des prestataires externes (stand, mobilier, traiteur, logistiques, outil de réservation en ligne, etc.).

– Il est important d’identifier ou de définir l’événement 7 mois avant la date du déroulement pour laisser le temps aux préparatifs, qu’ils soient internes ou externes.

– Mettre en place un retro planning pour suivre l’avancée et le bon déroulement des différents projets liés, est une action primordiale pour la réussite globale de l’événement.

– Enfin pour mettre toutes les chances de votre côté et faire de votre événement une réussite, il est important de communiquer, bien en amont, pour attirer le plus grand nombre (emailing, réseaux sociaux, actualité sur le site internet, invitations, flyers, affiches, etc.).

Déroulement de l’événement

– La première chose importante est d’arriver avant le début de l’événement (quelques heures avant, la veille, etc.) pour suivre la mise en place, procéder aux dernières vérifications et aux derniers réglages.

– Il est important d’effectuer un briefing des équipes, fixer les rôles et déléguer pour éviter toutes les situations délicates à gérer en live.

– Distribuer des goodies, prévoir une animation ou mettre place des points de restauration peuvent constituer un plus dans le ressenti des participants.

– Les participants peuvent également apprécier la mise en place de zones fumeurs, d’une zone wifi, ou d’un espace pour pouvoir passer des appels.

– Prévoir un accueil-evenementiel peut se révéler être déterminant dans l’image laissée auprès des participants. En effet, les hôtes ou hôtesses d’accueil peuvent prendre en charge les participants (questions, restauration, cocktail, orientation, badgeuse, etc.).

Et après ?

– L’événement passé il est important de tirer un bilan, de faire le point (réunion interne, consultations, ressentis, questionnaire, etc.) pour valider l’atteinte de l’objectif.

– Conserver ce qui a fonctionné pour le prochain événement et mettre en place des actions correctives pour les événements à venir.

– Il est important de communiquer suite à l’événement pour remercier tous les participants afin de leur donner envie de poursuivre la relation établie (emailing, film, photos, etc.).